关于印发浙江省政府采购档案管理办法的通知

USHUI.NET^®提示：根据《 浙江省财政厅关于公布行政规范性文件清理结果的通知》（浙财法〔2023〕6号》规定，保留


各市、县(市、区)财政局、档案局、集中采购机构，省直各单位，各社会中介（采购）代理机构：

    为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，我们制定了《浙江省政府采购档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

  

二○○九年一月二十一日

 




  第一章 总 则

  第一条 为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《 浙江省实施《中华人民共和国档案法》办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

  第二条 本办法适用于各级采购单位及其委托的集中采购机构、具有政府采购业务代理资格的社会中介机构（以下统称代理机构）对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。

  第三条 本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。

  第四条 各采购单位和代理机构应依照本办法的规定加强档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

  第五条 政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件（副本）等相关资料应同时报送采购单位存档备查；分散自行组织采购的档案由采购单位负责归档。

  第六条 各级财政部门负责政府采购档案工作的管理，各级档案行政管理部门负责对政府采购档案工作的指导、监督和检查。

  第二章 政府采购档案的归档范围

  第七条 政府采购档案的归档范围包括：

  （一）政府采购预算执行文件

  1.政府采购预算指标核定单；

  2.政府采购预算执行建议书（或计划申报表）；

  3.财政预算审核机构的政府采购预算审核意见；

  4.*政府采购预算执行确认书（或计划审批表）。  

  （二）政府采购前期准备文件   

  1.*委托代理采购协议书（或合同）；

  2.采购方式变更申请批复；

  3.*采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸；

  4.*采购公告、资格预审公告及其变更事项（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

  5.*购买采购文件或资格预审文件的供应商名单；

  6.已发出采购文件或资格预审文件的澄清或修改说明；

  7.供应商资格审查情况报告；

  8.*评审专家名单及抽取记录。

  （三）政府采购开标（含谈判、询价）文件

  1.*采购响应文件正本，包括有关文件、资料等；

  2.在采购响应截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

  3.*接受供应商投标（谈判、报价）的记录；

  4.*开标一览表；

  5.*开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；

  6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

  （四）政府采购评审文件

  1.*评审专家签到表；

  2.*评标委员会（谈判小组、询价小组）名单及现场监察、监督人员名单；

  3.*评审过程的记录，包括评审专家评审记录、考察报告、偏差表（工作底稿）等；

  4.供应商的书面澄清记录；

  5.*评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

  6.经监察、监督人员（包括采购机构内部监督人员）签字的现场监督审查记录。

  （五）政府采购中标（成交）文件

  1.*采购人对采购结果的确认意见；

  2.依法变更采购结果的记录；

  3.*中标、成交通知书；

  4.*采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

  5.公证书。

  （六）政府采购合同文件

  1.*政府采购合同;

  2.政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

  （七）政府采购验收及结算文件

  1.*项目验收报告或其他验收文件资料；

  2.政府采购项目质量验收单或抽查报告和有关资料；

  3.*发票复印件及附件。

  （八）其他文件

  1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

  2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

  3.采购过程中的音像录音资料;

  4.其他需要存档的资料。

  上述带*的内容为必须归档的文件资料，其他内容如涉及，则应按要求对涉及部分内容全部或部分归档。

  第三章 政府采购档案收集与管理

  第八条 各采购单位和代理机构应指定专人负责政府采购档案的管理，并建立岗位责任制度。

  第九条 政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。

  第十条 政府采购档案的归档要求

  （一）政府采购档案内容齐全完整；

  （二）政府采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）；

  （三）政府采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代；

  （四）政府采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“政府采购档案目录”字样；

  （五）整理的政府采购档案应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

  第十一条 档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

  光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。

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