湖南省人力资源和社会保障厅关于印发《湖南省流动人员人事档案经办服务暂行规程》的通知【有效期2年】

湘人社规〔2024〕6号

各市州人力资源和社会保障局：
为统一和完善全省各级公共就业和人才服务机构流动人员人事档案经办服务规程和基础标准，进一步健全流动人员人事档案公共管理服务体系，结合我省工作实际，制定了《湖南省流动人员人事档案经办服务暂行规程》，现印发给你们，请认真遵照执行。

附件：湖南省流动人员人事档案经办服务暂行规程



湖南省人力资源和社会保障厅
2024年5月26日
（此件主动公开）
（联系单位：省人力资源服务中心  0731-85063935）
附件

第一章 总 则

第一条 为统一和完善全省各级公共就业和人才服务机构流动人员人事档案经办服务规程和基础标准，进一步健全流动人员人事档案管理服务体系，依据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）、《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》 （ 人社部发〔2014〕90号）、《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知》 （ 人社部发〔2021〕112号）等相关文件规定，结合我省工作实际，制定本规程。
第二条 流动人员人事档案管理范围
（一）非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案。
（二）辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案。
（三）未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案。
（四）自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案。
（五）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案。
（六）自由职业或灵活就业人员的人事档案。
（七）其他流动人员的人事档案。
第三条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”原则，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门、档案主管部门的指导和监督。
第四条 本规程适用于县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位开展流动人员人事档案管理服务及相关工作。

第二章 流动人员人事档案管理服务机构和职责

第五条 流动人员人事档案管理服务机构（以下简称档案管理服务机构）包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。
第六条 档案管理服务机构应当提供以下服务：
（一）档案的接收、转递。
（二）档案材料的收集、鉴别和归档。
（三）档案的整理和保管。
（四）为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务。
（五）依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料。
（六）为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务。
（七）党员组织关系的接转等。
第七条 流动人员人事档案按有利于工作和档案利用的原则，跨地区就业创业流动人员的人事档案，本人选择，由其户籍所在地或现工作单位所在地的市州、县（市区）档案管理服务机构管理。机关、国有企事业单位工作人员或职工、军队文职人员与用人单位解除或终止人事（劳动）关系后未就业的，其档案转由其原用人单位同级或流动人员户籍所在地档案管理服务机构接收。各级档案管理服务机构承担同级在市场监管、民政、司法、注册会计等部门注册（或登记管理）的非公有制经济组织或社会组织聘用人员的人事档案管理。
第八条 档案管理服务机构应当提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，不得收取档案保管费、查阅费、证明费、转递费等名目的费用。
第九条 流动人员人事档案基本公共服务相关经费列入本级财政预算，参考保管的流动人员人事档案数量等因素合理确定经费数额。
第十条 档案管理服务机构应当保证工作力量，选配政治素质好、专业能力强、作风正派的人员专职从事流动人员人事档案工作，关键核心岗位应当选配中共党员。按照规定实行回避制度，从严管理工作人员，加强业务培训，强化激励保障。

第三章 流动人员人事档案管理服务内容、标准及流程

第十一条 流动人员人事档案转入申请
流动人员人事档案管理分为个人存档和单位集体委托存档两种形式：
（一）个人存档
申请材料：
1.在户籍所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及户籍卡。
2.在现工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件、劳动合同或就业协议书。
3.在原工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及社保参保缴费明细证明。
4.未就业的应届高校毕业生在户籍所在地存档时，应填写档案转递申请表，高校档案管理部门根据学生填写的档案转递单位填写档案转递通知单，并附档案目录清单，以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式转递，严禁个人自带档案，无需开具《流动人员人事档案调档函》。
办理流程：
1.存档人持申请材料向拟接收档案管理服务机构申请档案转入。
2.工作人员对提交材料进行审核，审核合格后，开具《流动人员人事档案调档函》。
3.存档人员持《流动人员人事档案调档函》回原存档单位办理转档手续。
注意事项：
1.档案原在机关、国有企事业单位的工作人员或职工、军队文职人员需提供与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的证明材料。
2.凡委托他人代办业务的，另需提供委托书（附件1）及存档人员有效身份证件复印件和经办人有效身份证件原件及复印件。
3.个人存档申请分为窗口办理和网上办理两种方式，窗口办理时限为即日办结，网上办理时限为3个工作日内办结。
（二）单位集体委托存档
申请材料：
1.单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件。
2.单位开具的介绍信。
3.单位法人有效身份证复印件。
4.经办人员有效身份证件。
办理流程：
1.单位持申请材料，填写《单位委托集体存档申请书》（附件2），向其注册机构同级的档案管理服务机构申请开设单位委托集体存档账户。
2.工作人员对提交材料进行审核，审核合格后，签订《流动人员人事档案单位委托集体存档服务协议》（附件3）。
3.出示单位盖章的《拟委托存档人员名单》（附件4）、拟委托存档人员的劳动（聘用）合同。
4.工作人员对提交材料进行审核，审核合格后，开具《流动人员人事档案调档函》。
5.存档（经办）人员持《流动人员人事档案调档函》回原存档单位办理转档手续。
6.存档单位注销集体账户时，档案管理服务机构应当配合转递相关流动人员人事档案，或调整为个人存档。
注意事项：
1.档案原在机关、国有企事业单位的工作人员或职工、军队文职人员需提供与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的证明材料。
2.单位经办人员可通过网上办理提交单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件原件照片进行资格预审，预审时限为3个工作日内。预审通过的，可根据预审结果持申请材料前往拟接收档案管理服务机构办理相关事项。
第十二条 流动人员人事档案接收
（一）接收流动人员人事档案时实行告知承诺制。拟接收的档案管理服务机构应当对照材料目录清单认真审核甄别，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料；对缺少非关键材料的，应当采取先存后补方式予以接收，并督促指导流动人员补充相关缺失材料。
（二）关键材料一般是指用于核定流动人员的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。
（三）行政（工资）介绍信、转正定级表、调整改派手续、就业报到证等材料不再作为接收审核流动人员人事档案必备材料。
办理流程：
1.档案管理服务机构接收档案时，应查验档案的密封状况，对档案的真实性、准确性、完整性、规范性进行审核。
2.符合接收要求的，按照应采必采原则，及时在人事档案信息管理系统对档案基础信息进行采集，分配档案位置后入库保存。不符合要求的，应退回原档案管理单位。
3.档案接收后，应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上盖章后寄回。
注意事项：
（1）已就业人员档案。已就业人员档案是指已参加社会工作，档案在原工作单位或档案管理服务机构管理的人员档案。已就业人员档案材料范围包括：履历类材料；自传和思想类材料；考核鉴定类材料；学历学位、专业技术职称（职务）、学术评鉴和教育培训类材料；政审、审计和审核类材料；党、团类材料；表彰奖励类材料；违规违纪违法处理处分类材料；工资、任免、出国和会议代表类材料；其他可供组织参考的材料。
（2）高校毕业生档案。毕业生档案材料主要包括高中毕业生登记表或中专毕业生登记表；高校招生考生报名登记表；学历成绩表；高校毕业生登记表；党、团类材料等。
（3）国家承认的非统招学历人员档案。国家承认的非统招学历人员档案是指无其他正式人事档案，初或高中毕业后未考取统招的大中专院校且毕业的人员档案。档案材料主要包括高中毕业生登记表、高校毕业生登记表、成绩单和国家教育部学信网学历认证报告（或学历电子注册备案表打印件）等。
（4）留学回国人员档案。留学回国人员留学前已有人事档案的，应将国外留学相关材料（包含国外学历学位证书、成绩单及教育部留学服务中心的学历学位认证报告原件用于现场审核）的复印件作为补充材料与原人事档案合并归档；留学前无人事档案的，则将国外留学相关材料的复印件用于新建档案。
第十三条 流动人员人事档案转出
（一）个人存档转出
申请材料：
1.《调档函》。
2.存档人员有效身份证件。
（二）单位集体委托存档转出
申请材料：
1.《调档函》。
2.存档人员有效身份证件。
3.委托存档单位介绍信（附件5）。
4.委托存档单位辞职、辞退或解除（终止）劳动合同（聘用合同）的证明。
办理流程：
1.存档（经办）人员持申请材料向档案管理服务机构申请调档。
2.档案管理服务机构审核申请材料并核实存档信息，审核合格后，办理档案转出登记手续。
3.档案管理服务机构通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式转递档案。
4.存档人员如在存档公共就业和人才服务机构办理了户口和党员组织关系挂靠的，应在转档前迁出户口、转出党员组织关系。
注意事项：
1.开具《调档函》的单位应是县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位、国有企事业单位、党政机关或军队。其它非公有制经济组织或社会组织开具的《调档函》不予调转。
2.档案转出前应认真核对，确保人档一致，防止错寄、漏寄。
3.凡委托他人代办业务的，另需提供委托书及存档人员有效身份证件复印件和经办人有效身份证件原件及复印件。
4.档案转出分为窗口办理和网上办理两种方式，窗口办理时限为即日受理，网上办理时限为3个工作日内受理。
5.应对转出的档案按规定进行审核，对符合转递规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于10个工作日内进行转递；对不符合转递规定的，不得转出。
6.流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员人事档案的，应当通过机要通信或专人送取方式进行转递。严禁个人自带档案。
7.档案转出后，应将机要编号或EMS单号录入档案信息管理系统，并将调档函件、《流动人员人事档案转递通知单存根》和机要单或EMS快递单等资料及时整理，归入文书档案保存，以便后续核查。
第十四条 流动人员人事档案材料收集、鉴别和归档
申请材料：
1.个人存档提供：存档人员有效身份证件、档案材料原件。
2.单位集体委托存档提供：存档（经办）人员有效身份证件、档案材料原件、委托存档单位介绍信。
办理流程：
1.存档（经办）人员持申请材料向现存档单位提交申请。
2.工作人员对材料进行鉴别，是否属于归档范围。属于归档范围的，将材料归入档案；不属于归档范围的，予以退回。不符合要求的归档材料，告知材料形成单位重新制作或补办手续。
3.对补充档案材料进行收集登记，并在5个工作日内将材料归入本人档案。
注意事项：
1.凡委托他人代办业务的，另需提供委托书及存档人员有效身份证件复印件和经办人有效身份证件原件及复印件。
2.档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系，督促及时补充材料，充实档案内容。
3.收集的档案材料应属于档案组成类别要求，且为原件、真实完整和有效的材料。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，应由材料制作单位注明复制时间并加盖公章。
4.档案管理服务机构应严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。对符合归档要求的材料，要履行签收登记手续，并更新档案数据库有关信息。
5.成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作或补办手续。
6.归档材料应采用16开型（260㎜×184㎜）或国际标准A4纸型（297×210mm）的公文用纸，材料左边应留有20—25mm的装订边，字迹材料应当符合档案保护的要求。
7.归档时应认真核对存档人相关信息，确保材料准确归入本人档案。
8.已完成数字化加工的档案，收集的补充材料应在归档前进行数字化加工。
第十五条 流动人员人事档案材料整理
档案管理服务机构开展流动人员人事档案整理工作按照《关于印发〈湖南省流动人员人事档案整理工作标准〉〈湖南省流动人员人事档案数字化扫描工作标准〉的通知》（湘人服〔2021〕13号）执行。
（一）整理要求。档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
（二）整理（含数字化加工）程序
1.材料分类。应根据材料的主要内容或用途确定类别，包括：
第一类：履历类材料。
第二类：自传和思想类材料。
第三类：考核鉴定类材料。
第四类：学历学位、专业技术职称（职务）、学术评鉴和教育培训类材料。
第五类：政审、审计和审核类材料。
第六类：党、团类材料。
第七类：表彰奖励类材料。
第八类：违规违纪违法处理处分类材料。
第九类：工资、任免、出国和会议代表类材料。
第十类：其他可供组织参考的材料。
2.排序。应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。
3.材料编目。应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。
4.技术加工。档案材料载体变质或字迹褪色不清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应使用折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。
5.材料扫描与图像处理。扫描图像必须完整、清晰且与原件一致，不得漏扫、重扫。图像文字清晰，便于清楚阅读。
6.材料装订。装订前应将材料上的曲别针、大头针及有锈迹的订书钉等金属物拆除，再理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。
7.质检入库。在档案整理（含数字化加工）完毕后，应及时分批次按标准对档案整理、档案数字化成果进行质检，经质检合格的，方能入库。
第十六条 流动人员人事档案查（借）阅
（一）查（借）阅服务事项
1.政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等。
2.选拔录（聘）用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等。
3.因公出国（境），人才引进、培养、评选、推送等。
4.巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等。
5.经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等。
6.其他因工作需要利用的事项。
（二）查（借）阅服务要求
1.档案管理服务机构应设置专门的阅档室。
2.查（借）阅单位应派专人（两名以上，一般为中共党员）进行人事档案查（借）阅。查（借）阅人应持有效身份证件和所在单位介绍信以及被查（借）阅人有效身份证件复印件。
3.档案管理服务机构应告知查（借）阅人不得涂改、圈划、抽取、撤换、伪造、损毁档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
4.档案管理服务机构应告知查（借）阅人在规定时限内完成查阅，查（借）阅人不得擅自复制、拍摄档案内容。查（借）阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理服务机构审核同意后复制或拍摄。
5.档案管理服务机构对高级专业技术人员、涉及国家秘密的流动人员人事档案要从严保管，严格查阅手续。
6.任何个人不得查（借）阅本人、配偶、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲人员的人事档案。
（三）档案查阅流程
申请材料：
1.个人存档提供：查阅单位介绍信、查阅人有效身份证件和被查阅人有效身份证复印件。
2.单位集体委托存档提供：查阅单位介绍信、查阅人有效身份证件、被查阅人有效身份证复印件和委托存档单位介绍信。
办理流程：
1.查阅人持申请材料向档案管理服务机构申请。
2.档案管理服务机构审核查阅申请材料，履行查阅登记手续，根据规定和需要提供档案材料。
3.查阅人按要求查阅档案。
4.查阅结束后，工作人员应认真检查核对档案材料，核对无误后入库管理，查阅申请材料归入文书档案保存。
（四）档案借阅流程
申请材料：
1.个人存档提供：单位借阅函件、借阅人有效身份证件和存档人员有效身份证复印件。
2.单位集体委托存档提供：单位借阅函件、借阅人有效身份证件和存档人员有效身份证复印件、委托存档单位介绍信。
办理流程：
1.借阅人持申请材料向档案管理服务机构申请。
2.档案管理服务机构审核借阅申请材料，履行借阅审批和登记手续，告知借阅人归还日期，按照规范转递档案。
3.工作人员应严格审核借阅单位、借阅事由、借阅人身份及单位介绍信等有关证明材料。应根据需要确定提供的档案材料，并做好借阅备案登记。
4.档案归还时，工作人员应认真检查核对档案材料，核对无误后入库管理，借阅申请材料归入文书档案保存。
注意事项：
1.档案一般不予外借。确因工作需要必须外借的，借阅单位应当履行审批手续，按照规范转递档案，借出时间不得超过三个月。归还时应当认真核对档案材料。
2.档案管理服务机构每月月底前需检查核对借出档案（档案材料）的归还情况，逾期未归还的，应通过推送短信催还，并跟踪归还情况。
第十七条 依据档案记载出具相关证明
流动人员及其亲属因办理个人合法权益保障等事项申请开具相关证明，档案管理服务机构可依据档案材料记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料。
申请材料：
1.个人存档提供：存档人员有效身份证件。
2.单位集体委托存档提供：存档（经办）人员有效身份证件、委托存档单位介绍信。
办理流程：
1.存档（经办）人员持申请材料向档案管理服