浙江省农业厅浙江省档案局关于做好村经济合作社股份合作制改革档案管理工作的通知

浙农经发〔2015〕12号

USHUI.NET^®提示：根据《浙江省农业农村厅关于公布行政规范性文件清理结果的通知》（浙农法发〔2023〕7号）规定，继续有效

各市、县（市、区）农业局（农办）、档案局：

实行村经济合作社股份合作制改革（以下简称村社股改），是我省全面深化农村确权赋权改革的重要内容，涉及广大农民群众的根本利益。为充分发挥档案管理工作在改革过程中的基础性作用，进一步巩固改革成果，现就做好我省村社股改档案管理工作有关事项通知如下：

一、重要意义

村社股改档案是改革过程中直接形成的，对国家、集体和农民具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。村社股改档案既是实施改革的具体见证，也是维护农村集体经济组织和成员合法权益的原始凭证。各地要本着对改革负责、对历史负责、对人民负责的态度，充分认识村社股改档案管理工作的重要性，积极采取有效措施，保障村社股改档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、归档要求

1.各有关单位要加强本单位在村社股改过程中所形成各门类文件材料的收集和归档工作。乡镇（街道）和村股份经济合作社的具体归档范围可参照《浙江省村经济合作社股份合作制改革文件材料归档范围及保管期限表》（见附件）。

2.村股份经济合作社股权份额进行转让、继承及股权补发、换发、分红等后续过程中产生的相关文件材料也属于村社股改档案的归档范围，应及时收集归档，做好登记，并将有关情况报乡镇（街道）。

3.归档文件材料应为原件，书写工整、字迹清楚，不得涂改，载体和字迹符合耐久性要求。

三、整理要求

村社股改纸质档案的整理应根据各地实际情况，按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）或《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）标准执行。乡镇（街道）可将涉及具体村社的请示、批复、清产核资结果、调查表、章程、股东股权清册表等文件材料作为业务类档案，以村社为单位，按“一村（社）一卷”的方式进行组卷。纸质照片档案和数码照片档案的整理分别按《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）和《数码照片档案归档与管理规范》（DA/T 50-2014）标准执行。村社股改档案的保管期限可参照《浙江省村经济合作社股份合作制改革文件材料归档范围及保管期限表》。

四、保管利用

村社股改档案分别由村股份经济合作社、乡镇（街道）和县（市、区）三级保管。村股份经济合作社形成的村社股改档案应由所在的行政村（社区）集中保管，不具备保管条件的，应交乡镇（街道）代为保管，并办理档案移交手续。乡镇（街道）和县级农业部门形成的村社股改档案由本单位综合档案室保管，并按规定向同级国家综合档案馆移交，其中乡镇（街道）的村社股改业务类档案经协商后，可提前向国家综合档案馆以专题档案形式移交，进馆前应做好数字化工作。

县级国家综合档案馆要会同农业部门及时制定村社股改档案有关开放利用规定，建立专题目录数据库和全文数据库，为社会提供利用服务。县级农业部门要充分利用农村集体“三资”管理信息系统，把村社股改过程中有保存和利用价值的各种文件材料同步数字化和联网，便于县、乡、村三级实时查阅和监管。

五、工作职责

各县（市、区）农业部门要把村社股改档案管理作为村社股改后续管理的重要内容，切实加强指导，明确目标任务，落实工作责任，纳入目标考核。各县（市、区）档案部门要加大业务监督和指导力度，组织开展相关人员业务培训，做好有关村社股改档案接收进馆工作。各乡镇（街道）要落实具体部门和工作人员，落实必要经费和设施设备，及时做好村社股改文件材料的收集、整理、归档、移交和接收等工作，加强对所辖村社的指导和监督。各村股份经济合作社要指定专人，及时做好村社股改文件材料的收集、整理和归档，设立专门场所或专柜保管村社股改档案，确保档案安全。

本通知自2016年2月1日起施行。

附件:浙江省村经济合作社股份合作制改革文件材料归档范围及保管期限表

浙江省农业厅浙江省档案局

2015年12月22日

附件

浙江省村经济合作社股份合作制改革文件材料归档范围及保管期限表

一、乡镇（街道）
序号	归档文件	保管期限		备注
综合类
1	上级机关下发的有关村经济合作社股份合作制改革的文件材料	重要的	永久	归入文书档案
		一般的	10年
2	乡镇（街道）形成的村经济合作社股份合作制改革的文件材料	重要的	永久
		一般的	30年
业务类
3	××村关于要求实施经济合作社股份合作制改革的请示、批复	永久		形成“一村（社）一档”专题档案
4	清产核资结果(各类资产及款项清查明细表)及相关依据文件材料	永久
5	人口调查摸底表	永久
6	人口调查汇总表	永久
7	××村关于要求核准村经济合作社股份合作制改革实施方案的请示、批复	永久
8	××村关于审核股份经济合作社董事会及监事会成员推荐人选的请示、批复	永久
9	××村股份经济合作社章程	永久
10	××村经济合作社股东股权清册表	永久
11	股权证书发放清单	永久
其他类
12	村社股改工作过程中形成的照片、音视频等声像材料	永久
二、村股份经济合作社
序号	归档文件	保管期限		备注
动员准备阶段
1	××村关于成立××村经济合作社股份制改革工作领导小组的通知	永久
2	致广大村民（社员）就开展村经济合作社股份合作制改革工作的公开信	永久
3	××村关于股份合作制改革工作的村级组织、社员代表、社管会、社监会等会议记录	永久
4	××村关于股份合作制改革工作的日程安排表	永久
申请成立阶段
5	××村关于开展村社股份制改革的决议、公告	永久
6	社员（代表）大会签到表、会议记录、照片、录音录像等会议材料	永久
7	会议通过的经济合作社股份合作制改革实施方案（草案）	永久
8	实施村经济合作社股份合作制改革社员（代表）大会表决名单	永久
9	××村关于要求实施经济合作社股份合作制改革的请示、批复	永久
10	××村关于要求核准村经济合作社股份合作制改革实施方案的请示、批复	永久
清产核资阶段
11	××村清产核资台账：1.库存现金及银行存款清查表2.固定资产清查明细表（房屋及建筑物、经营性固定资产、非经营性固定资产）3.农业资产清查明细表4.在建设工程清查明细表（经营性在建工程、非工营性在建工程）5.库存物资（存货）清查明细表6.其他资产清查明细表7.应收款项清查明细表8.有价证清查明细表9.对外投资清查明细表10.集体资源清查明细表11.村级集体资产经营（出租）合同情况登记表12.村级工程建设合同情况登记表13.资产清查汇总表14.经营性资产汇总表15.经营性净资产核算表	永久
12	××村人口调查台账、非常住人员享受资格审查资料	永久
13	社员（代表）会议签到表、主持词及会议记录	永久
14	关于审议表决通过××村经济合作社清产核资情况和股份合作制改革实施方案的决议	永久
15	××村清产核资情况公告及公告照片	永久
16	××村人口调查情况公告及公告照片	永久
17	××村关于股东确权情况公告及公告照片	永久
确权发证阶段
18	××村关于审核股份经济合作社董事会及监事会成员推荐人选的请示、批复	永久
19	××村关于要求核准村股份经济合作社章程（草案）的请示、批复	永久
20	××村股东社员代表大会签到表、会议记录	永久
21	××村股份经济合作社筹备工作报告	永久
22	××村成立股份经济合作社及相关事项的决议	永久
23	××村股份经济合作社章程	永久
24	××村股份经济合作社首届股东代表大会公告及公告照片	永久
25	××村第一届董事会会议、监事会会议，推举董事长及监事长会议记录	永久
26	××村股份经济合作社财务管理制度	永久
27	乡镇（街道）人民政府批准××村经济合作社改制为村股份经济合作社的文件	永久
28	××村经济合作社股东股权清册表及公告、公告照片	永久
29	股权证书发放清单	永久
其他
30	村社股改工作过程中形成的照片、音视频等声像材料	永久

来源:浙江省农业农村厅官网

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