常州市教育局常州市档案局关于印发《常州市学校档案管理办法》的通知

常教办〔2014〕42号

USHUI.NET^®提示：根据《常州市教育局关于公布规范性文件清理结果的通知》（常教法〔2020〕11号）规定，予以保留
各辖市区、教育局（教育文体局、社会事业局）、档案局，局属各单位：
为切实贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，进一步规范学校档案管理，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规和有关业务文件精神，结合我市实际，制定《常州市学校档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：常州市学校档案管理办法

常州市教育局常州市档案局

2014年12月19日

附件

常州市学校档案管理办法

第一章总则
第一条为进一步加强全市学校档案工作，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规及有关业务文件精神，结合全市学校档案工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称的学校档案，是指学校在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校干部人事档案管理办法，根据干部主管部门规定另行制定。
第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。
第二章领导体制、机构和人员设置
第四条学校档案工作由各级教育行政管理部门主管，同时接受各级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第五条各学校应在校长的统一领导下做好档案工作，确定一名校级领导分管，设立综合档案室。综合档案室隶属于学校办公室。
第六条学校综合档案室的基本职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管和利用学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案参考资料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）列入国家档案馆接收范围的，应按照有关规定向国家档案馆移交档案。
第七条学校各部门应配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务知识和科学文化知识。
第八条学校应当按照法律法规的有关规定，为长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并给予适当的经济补助。
第三章档案管理
第九条学校应当建立健全档案工作制度，提高学校档案管理水平，做到学校档案工作与学校各项工作实行“四同步”，即同布置、同检查、同总结、同验收。
第十条学校应实行文件材料形成部门立卷归档制度。各部门专（兼）职档案人员将文件材料按规范要求整理后向学校综合档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。综合档案室应派人指导归档工作。
第十一条学校文件材料的归档要求：
（一）归档文件材料必须完整、准确、系统，能真实全面反映活动情况；
（二）归档文件材料必须纸质优良、纸张规格应符合要求。字迹工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施。
（三）归档文件应运用计算机及档案管理软件辅助整理。所用档案管理软件须符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》、江苏省《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）及其他相关数据格式要求。
第十二条学校文件材料的归档范围：
（一）管理类：主要包括学校党委（党总支、党支部）、行政、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
（二）教育教学类：主要包括教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等方面的文件材料。
（三）教学科研类：主要包括学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。
（四）基本建设类：主要包括学校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。
（五）设备仪器类：主要包括购置的各种教学与办公设备仪器等的全套随机技术文件以及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。
（六）会计类：主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。
（七）教师业务类：主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。
（十）特殊载体类：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、音（视）频、电子文件、各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等。
第十三条学校文件材料按以下标准或要求进行整理：
（一）管理类文件材料按照《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》执行，采用“保管期限-年度”分类方法，以“件”为单位进行整理装盒。件号按“永久”、“30年”、“10年”分别以文件排列顺序从“1”开始标注。
（二）教育教学类文件材料按照《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》执行，采用“保管期限-教学年度”分类方法，以“件”为单位进行整理装盒。件号按“永久”、“30年”、“10年”分别以文件排列顺序从“1”开始标注。
（三）教学科研类、基本建设类、设备仪器类文件材料按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）执行，分别以每个课题、每项工程、每种型号等组卷整理。
（四）会计类按照常州市财政局、常州市档案局发布的《关于再次修订<常州市会计档案管理手册>的通知》（常财会[1999]16号）执行，按核算单位分别以凭证、账簿、报表、其他等组卷整理。
（五）教师业务类，以单个教师为单位进行整理，一人一档。
（六）照片类按年度整理，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
（七）电子类按年度及数码照片、音频、视频、电子文件等类别整理刻录光盘。光盘应采用只读光盘或一次读写光盘，一式三套，一套归档，一套供查阅，一套备份。
（八）实物类按年度或类别进行整理。
第十四条学校文件材料的归档时间：
（一）管理类文件材料在次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档；
（二）教育教学类和教师业务类文件材料，在学年结束年的12月底前完成归档；
（三）教学科研类文件材料在科研课题鉴定后3个月内完成归档；
（四）基本建设类文件材料在项目竣工验收后3个月内完成归档；
（五）设备仪器类文件材料在设备仪器开箱验收后及时归档；
（六）会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校综合档案室统一保管；
（七）特殊载体类档案，应随时整理归档。
第十五条学校综合档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并登记造册报校长批准后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。
第十六条学校综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交同级国家档案馆或同级教育行政管理部门综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入；学校分立的，其档案由其中一所学校保管。
第十八条学校应对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校综合档案室保存，学校应给予适当奖励。
第四章档案的利用
第十九条学校综合档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，经学校办公室主任同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经学校主管领导批准。
第二十条学校综合档案室应编制必要的检索工具，积极开展档案的编研工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十一条学校应积极开展档案信息化建设，实现室藏档案数字化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的管理与利用。
第二十二条学校综合档案室应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用。
第五章条件保障
第二十三条学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，统筹解决。
第二十四条学校应为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求的设施设备，确保档案的完整与安全。
第二十五条学校应为综合档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等现代化设备，以适应学校档案信息化管理的需要。
第六章奖惩规定
第二十六条学校应对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规给予表彰与奖励。
第二十七条有违反《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》行为的，应当依据相关法律法规进行处罚。
第七章附则
第二十八条本办法适用于常州市行政区域范围内的各级各类学校，幼儿园及相关单位可参照执行。
第二十九条各学校应当根据本办法制定适合本校的档案工作实施办法。
第三十条本办法由常州市教育局、常州市档案局负责解释。
第三十一条本办法自2015年1月1日起施行。2004年7月印发的《常州市学校文件材料归档与管理办法》、《学校文件材料归档范围和保管期限表》和《学校档案分类表》同时废止。

附件：
1.常州市学校文件材料归档范围和档案保管期限表
2.常州市学校档案分类方案与档号编制规则

附件1

常州市学校文件材料

归档范围和档案保管期限表

一、管理类

序号	归档范围	保管期限
1	学校党支部换届选举的计划、通知、工作报告、议程、决议、讲话稿、选票、选举结果、请示、批复等材料	永久
2	学校干部任免的批复、通知、报告等	永久
3	党支部会议记录、纪要、工作计划、总结、重要工作报告、汇报等文件材料	永久
4	民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等文件材料	永久
5	党员名册、党员、党组织统计年报表	永久
6	表彰先进集体、个人的相关文件	永久
7	对学校有关人员的处分材料受到警告以上处分的受到警告处分的	永久 30年
8	入党积极分子花名册	10年
9	发展新党员、预备党员转正或取消、党员退党请示、报告、批复、通知单等文件材料，党组织关系介绍信存根	永久
10	制定的关于党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施	30年
11	精神文明创建、党员教育活动中形成的文件材料	30年
12	纪检监察工作的综合报告、调查材料	30年
13	工会换届选举的议程、工作报告、选举结果、上级组织批复	永久
14	教代会议程、工作报告、会议记录、形成的决议决定等材料	永久
15	工会、妇女、退管工作计划、总结、制度、重要专项报告	永久
16	工会会员名册、统计报表	永久
17	工会会员福利和困难补助、休养等有关材料	永久
18	工会其它一般活动材料	10年
19	团委、总支、支部建立、改选、增补委员报告和上级批复	永久
20	团委会议记录和团总支会议记录、代表大会会议材料	永久
21	团、队工作计划、总结或工作手册	永久
22	各届团委、大队部、学生会干部名册	永久
23	发展团队工作，离团离队工作有关统计报表及有关材料	永久
24	有关团员处分报告和团委批复	永久
25	团队工作先进集体和个人表彰及申报材料	永久
26	团队、学生会活动形成的一般工作材料	10年
27	学校发展规划、大事记、组织机构沿革、年度简介、年鉴、校史等	永久
28	学年度工作计划、总结和重要的工作报告	永久
29	教育事业规划、计划，学年度事业统计材料	永久
30	校长办公会议及校行政会议记录	永久
31	举行的全校性会议和活动或承办的重大活动的材料（议程、开闭幕词、领导讲话稿、代表发言稿、决定、倡议书等）	永久
32	学校领导代表本校在上级召开的会议上的发言、经验交流材料	永久
33	学校向上级的报告、请示及批复	永久
34	接受各类专项工作的调查、检查、普查、督导、评估材料	永久
35	制定的全校性规章制度	永久
36	关于出国或出境访问考察、培训学习、参加国际会议，国际合作交流等外事活动形成的文件材料	永久
37	邀请、聘请外籍人士的计划、批复、聘书和往来函件	永久
38	各类报刊登载的有关本校情况的通讯报道及本校的宣传资料	永久
39	本校编辑的出版物	永久
40	关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和报告	永久
41	教职工名册、干部年报	永久
42	中层干部、年级组长、教研组长等的名册	永久
43	特级教师、名教师和知名人士材料、荣誉证书存根名册	永久
44	各民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册	永久
45	教职工受到表彰奖励的文件材料	永久
46	教职工年度考核材料	永久
47	教师基本情况登记、鉴定，教师考勤、任课等汇总材料	10年
48	师训工作计划、总结、规划	30年
49	教师交流、支教工作有关材料	30年
50	教师参加培训、进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料	30年
51	教职工工资调整审批表、统计表、工资转移单、工资年报	永久
52	教职工调动介绍信、存根及有关审批表	永久
53	教职工离退休审批表	永久
54	教职工三十年教龄获荣誉证书名册	永久
55	教职工聘用、申请离职、辞职材料	永久
56	教职工职务评审结果的批复、名册	永久
57	教职工职称评聘工作中的有查考、利用价值的相关材料	10年
58	教职工丧葬费抚恤金、遗属补助审批材料	永久
59	教职工养老保险、住房公积金花名册、教职工享受住房补贴材料	永久
60	经费审计、财务管理的规定、办法等文件材料	永久
61	财务预算、收费许可文件、审批材料	永久
62	固定资产登记、统计、核查清算、交接等文件材料	永久
63	物资（办公设备及用品、机动车）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料	30年
64	房产、土地所有权和使用权的文件材料	永久
65	职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续	永久
66	职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请	永久
67	与有关单位签订的各种协议、合同等文件材料	永久
68	有关安全、保卫、综治、后勤工作材料重要的一般的	永久 10年
69	关于档案、信息、保密工作等的文件材料重要的一般的	永久 10年
70	群众来信来访材料有领导重要批示和处理结果的其他有处理结果的	永久 30年
71	上级机关制发的关于本校机构设置、领导人任免、人员编制、工资、福利、劳动保障等文件材料和属于本校主管业务的文件材料	永久
72	上级、同级机关制发的非本校主管业务但需要贯彻执行的文件材料	10年
73	下属单位报送的文件材料重大问题的专题报告年度和年度以上的计划、总结、统计材料	30年 10年

二、教育教学类

序号	内容	保管期限
1	教学工作计划、总结、教育教学专题活动、经验介绍材料	永久
2	制订的各种教学制度、常规、办法等	永久
3	校历表、学期课程总表、班主任和任课教师安排表	30年
4	教研组、备课组或年级组工作计划、总结、经验材料	30年
5	教改方案、观摩教学教案、教师备课方案、教学方法总结及经验介绍材料	30年
6	教师自编教材、教学指导书、教学参考书、本校参加编写的全国或地方统编教材	永久
7	自编或合编的内部习题集、习题解答、典型试题、范例等	30年
8	各年级学生期终考试空白试卷和标准答案、评分标准	10年
9	学生参加学业水平测试、毕业考试（会考）、升学考试、参加省、市以上统一考试成绩	30年
10	各学科教学质量分析、学生评教结果统计	30年
11	学生参加各学科竞赛的获奖名单、名次材料、学生在报刊、杂志上发表的文章剪辑	30年
12	各科兴趣小组组织情况、活动计划、记录	10年
13	校园文化艺术专题活动（如校艺术节、摄影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等）活动过程中形成的计划、方案、通知、结果等材料	30年
14	艺术特色教育的计划、总结、参加艺术活动演出、比赛的节目单、获奖名单等材料	30年
15	科技特色教育的计划、总结、科技活动过程中的获奖情况及有关实物、照片材料	30年
16	体育、卫生、保健工作计划、总结	30年
17	运动会通知、秩序册、成绩册、参加体育比赛的获奖项目、成绩、名次等材料	30年
18	学生健康教育材料	10年
19	学校红十字会工作材料	10年
20	学生体质监测情况材料	30年
21	电化教育方案计划、总结、统计材料	30年
22	实验室、图书馆管理、统计等文件材料	30年
23	实习、实训计划、总结、记录和典型材料	30年
24	有代表性的学生实习报告、手册和成绩材料	30年
25	与有关实习单位挂钩的材料	30年
26	德育（含专题教育）工作计划、总结、专题经验总结、工作方案、调查报告、典型材料等	30年
27	德育活动材料、学生开展社会实践活动材料	10年
28	班主任工作计划、总结、经验材料	10年
29	开学、结业、毕业典礼上的讲话稿、国旗下的讲话稿	30年
30	家长委员会、家长学校、本校家、校、社区互动工作材料	10年
31	学生奖励材料（三好生、优秀学生干部、优秀班集体、各项竞赛获奖、奖学金等）	永久
32	学生资助、学生勤工俭学材料	永久
33	违纪学生处理决定、调查材料	永久
34	学生发生各种伤害事故的报告和调查处理材料	永久
35	各届学生总名单、辍学、流失学生名册等各类学生情况统计表	永久
36	新生录取名单、入学（录取）通知书存根	永久
37	学生学籍登记表、学籍卡	永久
38	毕业证书验印名册、毕业、结业、肄业证书存根、毕业生去向登记材料（同学录）	永久
39	学生休学、复学、转学、退学、借读、除名等学籍变更审核批准材料	永久
40	各届毕业生材料（毕业生登记表、健康卡、体检表）	永久
41	毕业生跟踪调查、信息反馈材料	30年

三、教学科研类

序号	归档范围	保管期限
序号	归档范围	市级以上（含）课题	校级课题
1	开题报告、课题审批文件、调查报告、方案论证	永久	30年
2	科研实验重要的原始材料、听课评议实验报告	永久	30年
3	鉴定组人员名单、工作总结、科研报告、论文、鉴定材料	永久	30年
4	成果申报、审批及获奖材料	永久	30年
5	推广应用的方案、总结等	永久	30年

四、基本建设类

序号	内容	保管期限
1	可行性研究阶段
	（1）项目建议书及批复。	永久
	（2）设计任务书、计划任务书。	永久
2	设计阶段
	（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明。	永久
	（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。	永久
	（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料。	永久
	（4）初步设计。	永久
2	（5）技术设计。	永久
	（6）施工图设计。	永久
	（7）关键技术设计。	永久
	（8）总体规划设计。	永久
	（9）设计评价、鉴定及审批。	永久
3	工程管理文件
	（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。	永久
	（2）承包合同、协议书。	永久
	（3）施工执照。	永久
	（4）环保、消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书。	永久
4	施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。	永久
	（2）施工组织设计、施工计划、方案、工艺措施。	永久
	（3）设计变更、工程更改洽商单、通知单。	永久
	（4）原材料、构铸件出厂证明及施工现场质量鉴定报告。	永久
	（5）建筑材料试验报告。	永久
	（6）材料、零部件、设备代用审批单。	永久
	（7）土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告。	永久
	（8）岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图。	永久
	（9）地质描绘图及有关说明。	永久
	（10）水土建筑物测试及沉陷、位移、变形等观测记录。	永久
	（11）设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验记录。	永久
	（12）设备和管线强度、密闭性试验报告。	永久
	（13）设备和管线安装记录、安装质量检查评定。	永久
	（14）设备和管线调度、性能测试和校核。	永久
	（15）管线标高、位置、坡度测量记录。	永久
	（16）管线清洗、通水消毒记录。	永久
	（17）施工过程中的来往函件。	永久
	（18）隐蔽工程验收记录。	永久
	（19）单元、分部、单位工作质量检查、评定材料。	永久
	（20）交工验收记录（包括单项工程的中间验收）。	永久
	（21）事故处理报告及重大缺陷处理和处理后的检查记录及有关文字说明。	永久
	（22）文字说明。	永久
	（23）施工总结、技术总结。	永久
5	竣工文件
	（1）项目竣工验收报告。	永久
	（2）全部竣工图。	永久
	（3）项目质量评审材料。	永久
	（4）工程现场声像材料。	永久
	（5）竣工验收会议决议文件。	永久

五、设备仪器类

序号	内容	保管期限
1	设备订购合同和会谈纪要、记录等	30年
2	进口设备过程中有关技术商务文件材料	30年
3	设备开箱记录、装箱单、验收报告、安装调试记录、双方签字移交文件及设备使用说明书、保修单等全套随机文件材料	30年
4	设备使用、维修、故障事故记录（设备履历书）等	30年
5	索赔来往函件及结果等文件材料	30年
6	重大事故的调查分析及处理意见等	30年
7	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	30年

六、会计类

序号	内容	保管期限
1	会计凭证：各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其它凭证	15年
2	会计账簿：(1)明细账、总账 (2)现金、银行日记账	15年 25年
3	财务报表：(1)财务决算报表 (2)财务月报、季报	永久 3年
4	其他：(1)统发工资名册 (2)会计移交清册 (3)会计档案保管清册、销毁清册 (4)银行存款余额调节表、银行对账单	永久永久永久 5年

七、教师业务档案

序号	内容	保管期限
1	教师的基本情况：专业教师基本情况表、教师个人业务工作小结、业务自传等	永久
2	教学工作量：每学期授课任务书、教学进度计划、教学工作量统计（含实践教学环节）等	永久
3	教学质量：每学期的学生评价表、教学部评价表、学校教学督导评价表、学生成绩、教学常规抽查、以及专业教师教学质量综合考评表等	永久
4	教学研究：编写教材、撰写论文、拟写观摩课教案及讲评记录、实验课题研究材料、参加重要的教学研讨活动以及获奖等	永久
5	科学研究：课题申报和验收，成果和获奖，学术文章等	永久
6	考核：教师个人政治、业务学习考核成绩材料，年度专业教师业务考核登记表等	永久
7	奖励和处罚：包括先进工作者、优秀共产党员、工会积极分子、五好家庭、各种教学和技能竞赛中获奖者以及在各种教学事故中受到处罚者等	永久
8	教师职称、进修、培训情况：专业教师聘用书、学历证、学位证、专业技术资格证、各种培训合格证复印件及其资料等	永久
9	其它：上述内容未包括的有关其它教学工作材料	永久

八、特殊载体类

序号	内容	保管期限
1	照片类：：反映学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等照片	永久
2	电子类：反映学校管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等数码照片、音（视）频文件及电子文件等	永久
3	实物类：学校获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等	永久

附件2

常州市学校档案分类方案与档号编制规则

一、档案的分类原则

以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案类目设置和分类方法

（一）一级类目设置

根据常州市教育行政管理部门学校档案产生的领域范围，结合档案记述的内容性质，原则上设置八个大类，即管理类、教育教学类、教学科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、教师业务类、特殊载体类。各校可根据具体情况适当增减大类。

（二）档案分类方法

1．管理类档案按照“保管期限-年度”进行分类

2．教育教学档案按照“保管期限-教学年度”进行分类。

3．教学科研类档案按课题项目进行分类。

4．基本建设档案按基建项目进行分类。

5．设备仪器类档案按设备仪器台（套）进行分类。

6．会计档案根据核算单位按照报表、账簿、凭证和其他等进行分类。

7．教师业务类档案以单个教师为单位进行分类。

8．特殊载体类档案可设置为照片、电子、实物等二级类目，在二级类目下按照“保管期限-年度”进行分类，实物档案较多的也可按照奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等设置三级类目。

（三）分类号格式如：“1.1”、“1.2”、“1.3”……

一级类目

二级类目

分类号

管理类

永久

1.1

30年

1.2

10年

1.3

教育教学类

永久

2.1

30年

2.2

10年

2.3

教学科研类

科研课题1

3.1

科研课题2

3.2

科研课题3

3.3

……

……

基本建设类

工程项目1

4.1

工程项目2

4.2

工程项目3

4.3

……

……

一级类目

二级类目

分类号

设备仪器类

设备仪器1

5.1

设备仪器2

5.2

设备仪器3

5.3

……

……

会计类

会计凭证

6.1

会计账簿

6.2

财务报表

6.3

其他

6.4

教师业务类

7.0

特殊载体类

照片

8.1

电子

8.2

实物

8.3

三、档号的编制及示例

档号参照中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》等规范结合学校分类方案进行编制，一个学校全部档案的档号编制组成一个有机统一的系统。档号由全宗号、年度号、分类号、卷号（或盒号）、件号等组成。

全宗号由常州市各级国家综合档案馆统一确定，无全宗号的在软件中可以“0000”标识。年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

档号示例（以输入“永乐文档一体化通用软件”为例）：

（一）管理类、教育教学类输入“文书档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号(或学年度号)-分类号-盒号-件号”。

教育教学类学年度号以学年结束年著录，如“2012-2013学年”，则著录为“2013”。

示例： 0000-2013- 1.1 -0001-0001

全宗号年度号分类号盒号件号

（二）教学科研类、基本建设类、设备仪器类输入“科技档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号-件号”。

示例： 0000-2013-3.1 -0001-0001

全宗号年度号分类号卷号件号

（三）会计类输入“会计档案”管理模块，档号为“全宗号-年度号-分类号-卷号”。

示例： 0000-2013-6.1-0001

全宗号年度号分类号卷号

（四）教师业务类输入“文书档案”管理模块，档号为“全宗号-年度-分类号-教师号-类别件号”。

教师业务档案年度号为该教师来本学校的年度，教师业务档案分九个类别，每个类别分别从第1件开始编号，如：“第1类第1件”为“1.01”。

示例： 0000-2013-7.0 -0001- 1.01

全宗号年度号分类号教师号类别.件号

（五）照片类输入“照片档案”管理模块，电子类输入“特殊载体”管理模块，档号为“全宗号-年度-分类号-卷号-件号”。

示例： 0000-2013-8.1-0001-0001

全宗号年度号分类号卷号件号

（六）实物类输入“特殊载体”管理模块，为“全宗号-年度-分类号-件号”。

示例： 0000- 2013-8.3-0001

全宗号年度号分类号件号

常州市各学校应结合本单位档案工作实际制定详细的档案分类方案。

来源:常州市人民政府官网

一级类目	二级类目	分类号
管理类	永久	1.1
	30年	1.2
	10年	1.3
教育教学类	永久	2.1
	30年	2.2
	10年	2.3
教学科研类	科研课题1	3.1
	科研课题2	3.2
	科研课题3	3.3
	……	……
基本建设类	工程项目1	4.1
	工程项目2	4.2
	工程项目3	4.3
	……	……