淄博市财政局关于印发《淄博市财政局出资企业合规管理指引(试行)》的通知
淄财办发〔2022〕47号
各出资企业:
现将《淄博市财政局出资企业合规管理指引(试行)》印发给你们,请认真贯彻落实。
淄博市财政局
2022年10月17日
(此文件公开发布)
淄博市财政局出资企业合规管理指引(试行)
第一章 总 则
第一条 为推动国有企业全面加强合规管理,有效防控合规风险,提升企业依法合规管理水平,保障企业持续稳定健康发展,根据《
中华人民共和国公司法》《
中华人民共和国企业国有资产法》等有关法律法规规定,参照《中央企业合规管理办法》《山东省省属企业合规管理指引》,结合出资企业实际,制定本指引。
第二条 本指引适用于市财政局根据市政府授权履行出资人职责的企业。
本指引所称合规,是指企业及其员工的经营管理行为符合法律法规、监管规定、行业准则和企业章程、规章制度以及国际条约、规则等要求。
本指引所称合规风险,是指企业及其员工因不合规行为,引发法律责任、受到相关处罚、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的可能性。
本指引所称合规管理,是指以有效防控合规风险为目的,以企业和员工经营管理行为为对象,开展包括制度制定、风险识别、合规审查、风险应对、责任追究、考核评价、合规培训等有组织、有计划的管理活动。
第三条 企业应当建立健全合规管理制度,完善合规管理组织架构,明确合规管理职责,构建合规管理体系,推动合规文化建设,有效识别、防范、化解合规风险。
第四条 企业应当树立合规经营意识,培育合规文化,推行主动合规、合规创造价值等合规理念,并将合规文化建设作为企业文化建设的重要组成部分。
第五条 企业应明确各部门、各管理层级的合规管理目标和实施计划,将合规职责落实到全岗全员,不断提升合规管理能力,并根据实际情况适时进行调整和更新。
第六条 企业应当按照以下原则加快建立健全合规管理体系:
(一)坚持党的领导。充分发挥企业党委(党组)领导作用,落实全面依法治国战略部署有关要求,把党的领导贯穿合规管理全过程。
(二)坚持全面覆盖。将合规要求嵌入经营管理各领域各环节,贯穿决策、执行、监督全过程,落实到各部门、各单位和全体员工,实现多方联动、上下贯通。
(三)坚持权责清晰。按照“管业务必须管合规”要求,明确业务及职能部门、合规管理部门和监督部门职责,严格落实员工合规责任,对违规行为严肃问责。
(四)坚持务实高效。建立健全符合企业实际的合规管理体系,突出对重点领域、关键环节和重要人员的管理,充分利用大数据等信息化手段,切实提高管理效能。
第七条 市财政局负责企业合规管理工作的指导和监督。
第二章 合规管理职责
第八条 企业党组织发挥把方向、管大局、保落实的领导作用,合规管理职责主要包括:
(一)发挥政治引领作用,确保企业推进合规管理的正确方向;
(二)推动科学立规、严格执规、自觉守规、严惩违规;
(三)对董事会、高级管理人员的合规管理情况进行监督;
(四)推动企业进行先进合规文化建设;
(五)按照权限,对企业合规管理的重大事项进行前置研究。
第九条 董事会发挥定战略、作决策、防风险作用,合规管理职责主要包括:
(一)批准企业合规管理战略规划、基本制度和年度报告;
(二)推动完善合规管理体系;
(三)决定合规管理负责人的任免;
(四)决定合规管理部门的设置和职能;
(五)研究决定合规管理有关重大事项;
(六)按照权限决定有关违规人员的处理及容错免责事项;
(七)建立与合规管理负责人的直接沟通机制;
(八)评估合规管理有效性,督促解决合规管理中存在的问题;
(九)章程规定的其他合规管理职责。
第十条 董事会可以独立设立合规管理委员会,也可授权其他专门委员会履行以下合规管理职责:
(一)审核公司年度合规报告;
(二)听取合规负责人和合规管理牵头部门有关合规事项的报告;
(三)监督公司合规管理,了解合规政策的实施情况和存在的问题,并向董事会提出意见和建议;
(四)章程规定或董事会授权的其他职责。
第十一条 经理层发挥谋经营、抓落实、强管理作用,合规管理职责主要包括:
(一)根据董事会决定,建立健全合规管理组织架构,明确合规管理部门,并为合规负责人和合规管理部门履行职责提供充分条件;
(二)批准合规管理具体制度规定;
(三)批准合规管理计划,采取措施确保合规制度得到有效执行;
(四)明确合规管理流程,确保合规要求融入业务领域;
(五)审核并向董事会或其授权的专业委员会提交企业年度合规报告;
(六)及时制止并纠正不合规的经营行为,按照权限对违规人员进行责任追究或提出处理建议;
(七)章程规定或者经董事会授权的其他职责。
第十二条 企业主要负责人作为推进法治建设第一责任人,应当切实履行依法合规经营管理重要组织者、推动者和实践者的职责,积极推进合规管理各项工作。
第十三条 企业应当明确合规管理负责人,由企业相关负责人或总法律顾问担任。主要职责包括:
(一)组织制订合规管理战略规划;
(二)参与企业重大决策并提出合规意见;
(三)领导合规管理牵头部门开展工作;
(四)向董事会和总经理汇报合规管理重大事项;
(五)组织起草合规管理年度报告;
(六)章程或董事会确定的其他合规管理职责。
第十四条 企业根据自身实际,可单独设置合规管理牵头部门,或由法律事务机构作为合规管理牵头部门,负责组织、协调和监督合规管理工作,为其他部门提供合规支持。主要职责包括:
(一)研究起草合规管理计划、基本制度和具体制度规定;
(二)负责规章制度、经济合同、重大决策合规审查;
(三)持续关注法律法规等规则变化,组织开展合规风险识别和预警,参与企业重大事项合规审查和风险应对;
(四)组织开展合规检查与考核,对制度和流程进行合规性评价,督促违规整改和持续改进;
(五)指导所属单位合规管理工作;
(六)受理职责范围内的违规举报,组织或参与对违规事件的调查,并提出处理建议;
(七)组织或协助业务部门、人力资源部门开展合规培训;
(八)章程或董事会确定的其他合规管理职责。
规模较小或合规风险较低的企业,可以设立合规团队(合规专员)行使合规管理职责,或者委托外部律师提供合规管理服务。
第十五条 企业各业务部门负责本领域的日常合规管理工作,按照合规要求完善业务管理制度和流程,主动开展合规风险识别和隐患排查,发布合规预警,组织合规审查,及时向合规管理部门通报风险事项,妥善应对合规风险事件,做好本领域合规培训和商业伙伴合规调查等工作,组织或配合进行违规问题调查并及时整改。
第十六条 企业监察、审计、法律、内控、风险管理、安全生产、质量环保等其他相关部门按照职责分工,在职权范围内履行合规管理职责。企业应当建立健全合规管理牵头部门与其他相关部门之间的协商协作机制。
第三章 合规管理框架和重点
第十七条 企业可以建立以三道防线为主体的合规管理框架,确保全员上下各司其职、协调配合,有效参与合规管理,形成合规管理的合力。
第十八条 企业各业务部门履行合规管理的第一道防线职责。主动进行日常合规管控,负责业务范围内合规自查,向合规管理牵头部门提供合规风险信息,配合合规管理牵头部门开展合规风险监测和评估。
第十九条 合规管理牵头部门按照第十四条职责,履行合规管理第二道防线职责,向企业各部门业务活动提供合规支持,组织、协调、监督各部门开展合规管理各项工作;对重要规章制度制定、重大事项决策、重要合同签订、重大项目运营等经营管理行为进行合规审查。
第二十条 内部审计部门履行合规管理的第三道防线职责,定期对公司的合规管理情况开展审计。
第二十一条 企业应当根据外部环境变化,结合自身实际,在全面推进合规管理的基础上,突出重点领域、重点环节和重点人员,切实防范合规风险。
第二十二条 加强对以下重点领域的合规管理:
(一)市场交易。完善交易管理制度,严格履行决策批准程序,建立健全自律诚信体系,突出反商业贿赂、反垄断、反不正当竞争,规范资产交易、招投标等活动。
(二)安全环保。严格执行国家安全生产、环境保护法律法规,完善企业生产规范和安全环保制度,加强监督检查,及时发现并整改违规问题。
(三)产权管理。严格执行国资监管制度,规范产权登记、资产评估、清产核资、产权转让、混合所有制改革、股权激励等事项操作程序,防止国有资产流失。
(四)建设工程。健全建设工程项目管理体系,加强制度建设,强化对项目管理的全过程控制,规范协议的履行,保障建设项目在依法合规的基础上顺利实施。
(五)产品质量。完善质量体系,加强过程控制,严把各环节质量关,提供优质产品和服务。
(六)劳动用工。严格遵守劳动法律法规,健全完善劳动合同管理制度,规范劳动合同签订、履行、变更和解除,切实维护劳动者合法权益。
(七)财务税收。健全完善财务内部控制体系,严格执行财务事项操作和审批流程,严守财经纪律,强化依法纳税意识,严格遵守税收法律政策。
(八)知识产权。及时申请注册知识产权成果,规范实施许可和转让,加强对商业秘密和商标的保护,依法规范使用他人知识产权,防止侵权行为。
(九)商业伙伴。对重要商业伙伴开展合规调查,通过签订合规协议、要求作出合规承诺等方式促进商业伙伴行为合规。
(十)数据和信息安全。加强数据和信息管理,建立健全商业秘密和个人信息保护制度,将商业秘密和个人信息保护纳入合规管理,规范收集、使用、加工、复制、保存、传输商业秘密和个人信息,防止商业秘密与个人隐私泄露。
(十一)企业主营业务中涉及的其他高风险领域或其他需要重点关注的领域。
第二十三条 加强对以下重点环节的合规管理:
(一)制度制定环节。强化对规章制度、改革方案等重要文件的合规审查,确保符合法律法规、监管规定等要求。
(二)经营决策环节。严格落实“三重一大”决策制度,细化各层级决策事项和权限,加强对决策事项的合规论证把关,保障决策依法合规。
(三)运营管理环节。严格执行合规制度,加强对重点流程的监督检查,确保生产经营过程中照章办事、按章操作。
(四)其他需要重点关注的环节。
第二十四条 加强对以下重点人员的合规管理:
(一)管理人员。促进管理人员切实提高合规意识,带头依法依规开展经营管理活动,认真履行承担的合规管理职责,强化考核与监督问责。
(二)重要风险岗位人员。聚焦重点领域和关键环节,明确界定重要风险岗位,有针对性加大培训力度,使重要风险岗位人员熟悉并严格遵守业务涉及的各项规定,加强监督检查和违规行为追责。
(三)海外人员。将合规培训作为海外人员任职、上岗的必备条件,确保遵守我国和所在国法律法规等相关规定。
(四)新入职人员。加强员工招聘过程中的合规审查,要求新入职人员遵守企业的合规制度和流程,对新入职人员开展企业合规管理专题培训,强化源头管控。
(五)其他需要重点关注的人员。
第二十五条 强化对外贸易、境外投资、跨境交易、海外运营以及海外工程建设等海外投资经营行为的合规管理:
(一)深入研究并严格遵守所在国法律法规、缔结或者加入的有关国际条约及相关国际规则,全面掌握禁止性规定,明确海外投资经营行为的红线、底线。
(二)健全海外合规经营的制度、体系、流程,重视开展项目的合规论证和尽职调查,依法加强对境外机构的管控,规范经营管理行为。
(三)定期排查梳理海外投资经营业务的风险状况,重点关注投资保护、市场准入、外汇与贸易管制、环境保护、税收劳工等高风险领域以及重大决策、重大合同、大额资金管控和境外子企业公司治理等方面存在的合规风险,妥善处理、及时报告,防止扩大蔓延。
第四章 合规管理运行
第二十六条 建立健全合规管理制度。制定全员普遍遵守的合规行为规范,针对重点领域制定专项合规管理制度,并根据法律法规变化,及时将外部有关合规要求转化为内部规章制度。
第二十七条 建立合规管理查处机制。企业应设立违规问题反映的专门渠道,如允许匿名举报、设置举报邮箱、热线电话、建立客户投诉处理渠道等,保障企业员工和利益相关方有权利、有途径举报违法违规行为。强化对举报人的保护力度,禁止对举报人进行任何打击报复,一旦发现,依法依规严肃惩处。