成都市住房和城乡建设局关于印发《成都市物业服务人项目档案管理工作指引》的通知

四川天府新区公园城市建设局、成都东部新区公共服务局、成都高新区公园城市建设局、各区（市）县住建主管部门，各物业服务人：

为贯彻落实《成都市物业管理条例》相关规定，进一步规范物业服务人物业服务项目档案管理，我局制定了《成都市物业服务人项目档案管理工作指引》，现印发给你们，请结合《成都市物业管理条例》有关规定执行。

 

成都市住房和城乡建设局

2024年10月16日




 

第一条（目的依据） 为加强我市物业服务项目档案规范化管理，保障其有效合理利用，根据国家及省市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合成都市实际，制定本指引。

第二条（使用范围） 物业服务人在本市提供物业服务过程中，对项目上与物业服务有关的档案进行收集、整理、保管、使用、销毁等工作参照使用本指引。会计档案管理按照会计相关法律法规规定执行。

第三条（工作要求）  物业服务人建立服务项目档案管理制度，对档案的收集、整理、保管、保密、使用、销毁等进行规定。

第四条（信息化管理）  鼓励物业服务人建立信息化档案管理体系，逐步实现与智慧物业综合服务管理平台的数据交换。

第五条（人员要求）  物业服务人明确专人负责物业服务项目的档案工作。负责档案工作的人员应熟悉档案管理相关规定，忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

第六条（档案交接）  负责档案工作的人员在离岗前办理好档案交接手续。原负责档案工作的人员不得私自复印、拷贝或留存任何档案资料，更不得将其用于其他用途。

第七条（归档时间） 物业服务人按材料性质及时全面且系统地收集、整理反映本管理服务区域物业管理活动的各类文件材料，确保收集齐全、完整，及时归档。禁止篡改、损毁、伪造、藏匿、擅自销毁档案。在各项工作结束后90日内完成整理并归档。

第八条（归档范围） 归档范围包括但不限于物业建设的基础性资料、业主及住户的资料、物业服务过程中的各类文档资料。坚持应收尽收、应归尽归的原则，加强所有物业服务过程性材料的收集，确保档案的齐全完整。

第九条（保管期限） 保管期限参照国家及地方档案管理的相关规定分为永久和定期，定期保管期限原则上分为30年、10年。对物业服务过程中产生的资料，不在本指引附件1范围内的，物业服务人自行确定保管期限，原则上不得少于3年。

第十条（归档材料要求） 归档的文件材料为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料能耐久保存，不使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水书写和复写纸、热敏纸复写。

第十一条（立卷组卷） 归档材料根据不同业务类别、年度和保管期限分类立卷，将需归档的材料整理规范按其所属类别及入档时间的先后顺序存放。

第十二条（编制案卷目录）  负责档案工作的人员按照档案类别、保管期限、年度顺序编制案卷目录等便于档案查找和利用的检索工具，以方便利用。

第十三条（档案更新） 业主清册、装饰装修管理及设施设备更新（改造）、物业服务标准、物业服务收费标准、公区经营等事项发生变动的，在得知发生变动之日起30日内完成相关资料的更新、归档工作。原资料按照相关规定单独存放或销毁，妥善处理。

第十四条（保密要求） 涉及业主、物业使用人个人管理的档案应做好保密工作，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。

第十五条（档案保管） 档案办公用房、业务和技术用房等需满足档案管理工作需要，采取必要的安全防护措施，确保档案完整、安全。在条件允许的情况下，可以设立独立的档案室。

第十六条（档案查询） 业主仅限于查询与其切身利益直接相关的信息，且不得侵犯他人隐私。相关政府部门、镇人民政府、街道办事处、居（村）民委员会根据各自的职能、职责范围及处置突出问题需要可依法进行查询。

第十七条（档案销毁） 物业服务人参照《企业档案管理规定》开展销毁工作，销毁清册归档保存。

第十八条（档案移交）  物业服务人退出物业管理区域的，按照《成都市物业管理条例